¶ Tạo chiến dịch
¶ Bước 1: Chọn mục Callbot AI Auto Call
¶ Bước 2: Tạo chiến dịch
¶ Bước 3: Nhập tên chiến dịch
¶ Bước 4: Kết quả
¶ Xây dựng chiến dịch
¶ Bước 1. Xây dựng kịch bản
Chọn chiến dịch cần xây dựng, chỉnh sửa
- Cài đặt kịch bản
Có thể tự xây dựng kịch bản mới hoặc xây dựng kịch bản theo mẫu hay của các chiến dịch đã chạy trước đó. Bấm nút "Chọn kịch bản mẫu khác" để tham khảo kịch bản của nhiều ngành nghề khác nhau:
Chọn kịch bản mấu
Kịch bản mẫu
¶ Xây dựng kịch bản mới
Thông thường có 2 loại kịch bản:
- Kịch bản giọng máy thường dùng để xác nhận thông tin khách hàng còn làm tại công ty A không, số điện thoại này phải của anh/chị A không, ...
- Kịch bản giọng thu âm để giới thiệu sản phẩm dịch vụ, khảo sát nhu cầu của khách
¶ 1. Đầu tiên, kéo block Bot nói từ thanh block bên trái ra màn hình botflow.
- Với kịch bản giọng máy:
Sử dụng block Bắt đầu để bắt đầu cuộc gọi trên màn hình botflow.
Kéo Bot nói ra màn hình botflow và tích chọn "Giọng máy": gõ nội dung của Bot nói đầu tiên khi bắt đầu cuộc hội thoại. Ví dụ là nội dung giới thiệu dự án. Các nội dung cá nhân hoá được điền giữa 2 dấu $. Nội dung của các thông tin , trong kịch bản được lấy từ các cột trong file excel tải lên.
Kịch ản giọng máy
- Với kịch bản giọng thu âm: Kéo các block khác nhau từ thanh block bên trái sang màn hình botflow để sử dụng
Sử dụng block Bắt đầu để bắt đầu cuộc gọi trên màn hình botflow.
Với mỗi bot nói, bấm "Chọn tệp" để up file ghi âm
Kịch bản thu âm
¶ 2. Nối Bot nói vừa tạo với Bot nghe để callbot AI nghe, nhận diện và phân loại nội dung khách hàng nói dựa theo theo các từ khóa.
- Đặt tên cho block Bot nghe, ví dụ: "Hỏi quan tâm". Sau đó bấm dấu + để thêm các nhóm từ khoá:
Nhóm từ khóa "không, sai": trường hợp sai thông tin, khách không có nhu cầu
Nhóm từ khóa "có, ừ, ok, được, nói": trường hợp khách đồng ý trao đổi
Nhóm từ khóa "bận, lát nữa": trường hợp khách trả lời bận không tiện nghe máy
Nhóm im lặng: trường hợp khách hàng không trả lời
Nhóm mặc định sẽ luôn có sẵn để tương tác trong trường hợp khách hàng không trả lời với nội dung ở các nhóm trên
Note: T_ừ khóa nhận diện viết thường, không viết hoa, có dấu phẩy và dấu cách sau dấu phẩy._
Bot nghe
- Với mỗi trường hợp từ khoá của block Bot nghe, ta nối với một block Bot nói với nội dung tương ứng trả lời cho từng trường hợp.
- Với trường hợp khách hàng im lặng, chúng ta có thể dùng block Bot nói lại để hỏi lại khách hàng có quan tâm tới dự án không.
Bot nói lại
¶ 3. Dùng block Gán nhãn theo từng trường hợp của Bot nghe để lọc ra từng nhóm khách hàng khi xuất báo cáo.
Gán nhãn
Label:
wrong_number: sai số, không có nhu cầu
dong_y_trao_doi: khách hàng có nhu cầu, đồng ý trao đổi
busy: khách hàng bận
check: KH im lặng, Callbot không nhận diện được do khách hàng nói không có từ khóa đã setup \
¶ Note: chức năng của các Block
Chức năng của các Block
1. Bot Nói: Dùng để chào đầu, cung cấp thông tin, giới thiệu chiến dịch và phản hồi khách hàng. Bạn có thể nhập nội dung cần nói hoặc tải file ghi âm.
2. Bot Nói Lại: Dùng để nói lặp lại thông tin cung cấp trước đó với khách trong trường hợp khách hàng không nghe rõ. Bạn nhập nội dung cần nói và chọn số lần nói lặp lại.
3. Bot Nghe: Dùng để nghe nhận diện yêu cầu, phản hồi từ khách hàng. Bạn đặt tên thẻ nghe, chọn số giây chờ nghe, và thêm các nhóm từ khóa mà khách có thể đáp lại. Ví dụ như: (Nhóm 1 – Khách bận: không, thôi, phiền, đang bận,…), (Nhóm 2 – Khách quan tâm: ok, được, nói đi, nghe, tư vấn,…), vv.
4. IVR: Đùng để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng qua số bấm trên điện thoại. Bạn tạo các phím bấm 0, 1, 2, 3, 4, …, 9, chọn số giây chờ bấm, và đặt tên thẻ nội dung điều hướng. Sau đó dùng bot nói để tạo các phản hồi theo nhu cầu tương ứng.
5. Kích hoạt: Dùng như Bot Nghe, nhưng khác biệt ở chỗ các từ khóa nằm trong Bot “Kích hoạt” sẽ được ưu tiên phản hồi trước. Bạn điền các từ khóa khách có thể hỏi. Ví dụ như: Giá, Công ty ở đâu, Bao giờ khuyến mãi,… Sau đó dùng Bot Nói để tạo các phản hồi theo từ khóa tương ứng.
6. Gắn nhãn: Dùng để phân luồng kịch bản, từ đó nhân viên dễ dàng quản lý nội dung và xử lý cuộc gọi khi nhìn vào hệ thống báo cáo. Bạn nhập tên nhãn (Ví dụ: Khách quan tâm, khách từ chối, khách bận,…)
7. Chuyển máy: Dùng để nối máy đến bên thứ ba khi khách hàng có nhu cầu liên hệ với một nhân sự bên công ty. Bạn nhập số điện thoại tổng đài của công ty hoặc chọn số điện thoại cá nhân. Chọn số giây chờ gọi chuyển máy.
8. Thông báo: Dùng để thông báo các phản hồi nhất định về hệ thống phần mềm quản lý. Từ đó nhân viên nhanh chóng nhận và xử lý phản hồi của khách hàng.
9. Bắt đầu: Là bot nằm ở vị trí đầu tiên của kịch bản. Dùng để chờ khách nghe máy trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn kéo bot Bắt đầu và chọn số giây chờ bắt đầu.
¶ Bước 2. Nhập danh sách khách hàng
Quy trình nhập danh sách khách hàng
Lưu ý:
- Khi tích "Lọc số điện thoại trùng lặp": các điện thoại trùng nhau sẽ được lọc trùng trước khi đưa vào danh sách khách hàng của chiến dịch.
- Khi tích "Ghi đè lên danh sách hiện tại": nếu trong chiến dịch đã có sẵn một danh sách khách hàng, khi chọn lựa chọn này danh sách khách hàng cũ sẽ được xoá đi trước khi danh sách mới được thêm vào.
- Tải file mẫu danh sách khách hàng để tham khảo định dạng file
- Upload file theo đúng định dạng file mẫu (chắc chắn phải có 3 cột STT, NAME, PHONE; có thể thêm cột khác ví dụ LOCATION, GENDER… tùy nhu cầu).
Upload file excel
¶ Bước 3. Cài đặt khác
- Cài đặt giọng nói
Chọn giọng Ghi âm: Nếu sử dụng giọng nói ghi âm trong kịch bản
Nếu sử dụng giọng máy, chọn giọng máy phù hợp với chiến dịch
Chọn giọng nói
- Cài đặt đầu số gọi ra
- Đầu số chung: Đầu số hệ thống trong kho số có sẵn trên hệ thống của EZCallbot, sẽ được lấy ra để gọi khi chạy chiến dịch tự động.
- Đầu số riêng: Cần liên hệ EZSale để mua số mới.
Chọn đầu số gọi ra
- Ngày bắt đầu chạy chiến dịch
- Thông thường sẽ lựa chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch trong là ngày trong tương lai.
- Nếu không chọn ngày bắt đầu chạy, chiến dịch sẽ mặc định được cho phép chạy tại thời điểm hiện tại.
- Nếu chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch trong quá khứ, chiến dịch sẽ mặc định được cho phép chạy tại thời điểm hiện tại.
Chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch
- Khung giờ chạy chiến dịch
Khung giờ chạy chiến dịch dùng để cài đặt các khoảng thời gian trong ngày chiến dịch được phép chạy.
Thêm khung giờ chạy mới
- Có thể lựa chọn "Tự động xuất báo cáo sau khung giờ chạy" chiến dịch để được hệ thống tự động gửi báo cáo về email đã đăng ký của tài khoản.
- Bấm "Thêm khung giờ chạy mới" để thêm các khung giờ mới. Sau khi đặt khung giờ, bấm "Lưu" để lưu khung giờ.
- Có thể cài đặt nhiều khung giờ cho một chiến dịch.
- Cài đặt gọi lại
Tích vào các nút trường hợp để gọi lại, nhập số lần gọi lại và thời gian gọi lại sau mỗi lần khách hàng không nghe máy.
Ví dụ: Cài đặt các trường hợp gọi lại khi máy bận 3 lần, mỗi lần gọi cách 15 phút
- Kiểm tra chiến dịch
Sau khi đã cài đặt xong hết các thông tin của chiến dịch. Ở "Bước 4" bấm "Gọi thử" và nhập số điện thoại để tạo cuộc gọi demo kiểm tra kịch bản đã phù hợp chưa rồi tiến hành chạy chiến dịch.
Gọi thử
Nếu kịch bản chưa phù hợp, quay lại bước 1 để sửa kịch bản. Nếu kịch bản đã phù hợp, bấm chạy chiến dịch để thực hiện chiến dịch.
¶ Xem báo cáo chiến dịch
Tải báo cáo chi tiết để lấy được thông tin chi tiết từng cuộc gọi tại nút Tải về báo cáo (Excel)
Trong file excel tải về gồm có sheets:
- Khách hàng trả lời: Những khách hàng trả lời, tương tác lại với bot
- Tất cả khách hàng: Tất cả danh sách và thông tin khách hàng của chiến dịch
- Các sheet theo các nhãn dán được đặt trong phần cài đặt kịch bản: Những nhóm khách hàng đã được phân loại theo nhãn dán.
Bước 1 : Click vào báo cáo trên callbot
Bước 2 : Tải về báo cáo đầy đủ
Bước 3 : Nhập gmail để lấy báo cáo
Bước 4 : Lấy báo cáo
- Cách 1: Lấy báo cáo từ gmail
- Cách 2: Lấy báo cáo trên callbot. Tại mục "Thông báo" >> Chọn "đường dẫn" để tải báo cáo
- File báo cáo tải về
